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七大策略：酒店采購成本如何控制？
2018-06-10
酒店業(yè)的微利時代已經(jīng)到來，成本控制在酒店運營與管理中顯得愈發(fā)重要。采購部門要與業(yè)務部門緊密合作，從戰(zhàn)略層面為酒店貢獻價值、節(jié)約成本，考慮總成本概念而不只是價格。
為了盡可能有效地控制成本，制定合適的采購策略可以使酒店采購人員更加了解酒店的需求，并運用這些策略使酒店得以控制和降低成本。
1、采購效益最大化
為了實現(xiàn)采購效益最大化，采購經(jīng)理們必須評估所有可能的選擇，比如是否選擇集團采購或參加大型酒店用品市場組織的供需見面會。
大規(guī)模的采購能夠以較低的成本獲得產(chǎn)品，還可以使供應商不必在同一個地區(qū)往返數(shù)次，酒店采購可以以幫助供應商縮減成本來增強自身討價還價的實力。同時，買方有效的采購程序和管理機制，也會讓賣家給予更優(yōu)惠的價格，提供更優(yōu)質的服務。
供應商與采購商之間需要誠信合作。但因為信息不對稱、溝通脫節(jié)，往往阻礙了雙方的合作。供應商自身的推廣精力和能力有限，難尋一個長期合作的酒店和有實力的經(jīng)銷商。
同時，對于酒店采購人士來說，由于對賣家背景了解不清楚，找到優(yōu)質的供應商也不容易。能夠真實地深入廠家，實地考察，面對面咨詢，最后能夠真正實現(xiàn)貨比三家，采購到物美價廉、稱心如意的產(chǎn)品是采購者最大的心愿。
此外，酒店業(yè)還流行一種“點對點”的“聯(lián)姻”活動，更為直接、高效、達成目標。由行業(yè)協(xié)會或相關單位組織協(xié)調(diào)一些或一批有意向采購的酒店總經(jīng)理和采購部門負責人直接到一家頗有實力的酒店用品生產(chǎn)企業(yè)考察、體驗，或去一個酒店用品生產(chǎn)企業(yè)集中地考察、觀摩。
其目的就是要促進供需雙方面對面交流，通過與企業(yè)直接溝通、洽談交流，更多有實力、有潛力的買家能更加直觀地了解企業(yè)的規(guī)模、實力、文化以及優(yōu)勢產(chǎn)品等各個方 面，而彼此之間的深入了解也有利于雙方信心的建立。
2、比較供應商
采購經(jīng)理們在與供應商打交道時應時刻關注并清楚產(chǎn)品的供求關系。盡管一般意義上“最佳價格中標”，酒店都愿意以最佳的價格采購產(chǎn)品，但負責任的采購經(jīng)理更應該做的應是比較各供應商及其提供的產(chǎn)品，有時候價格最低的產(chǎn)品不一定能夠保證產(chǎn)品的質量和穩(wěn)定性。
比較供應商首先應看其資質。但所謂資質分很多種，有硬性資質，比如企業(yè)是否具備一定規(guī)模的生產(chǎn)能力，是否是官方認可的合格生產(chǎn)企業(yè)等。如能入選到行業(yè)標準或有獲評行業(yè)榮譽等的單位則更能加分。但當前供應商的各種榮譽是魚龍混雜，實在很難衡量，此項只能作為參考。
比較供應商時應評核其經(jīng)營標準。比如，供應商企業(yè)若沒有實行完善的衛(wèi)生措施，產(chǎn)品可能就不是安全的。一個擁有HACPP食品安全管理體系認證的企業(yè)總比一個毫無資質的企業(yè)看上去更加適于合作。
比較供應商時還應評估其送貨方式以判斷其是否能夠及時送貨上門，在送貨過程中能否按照規(guī)定的溫度保存產(chǎn)品等。
比較供應商時還應評估其結算方式。實行較靈活的多次結算方式的供應企業(yè)一般會被認為財力雄厚，容易被選擇合作，而那些希望一次性支付的供應商一般不被選擇。這也不應作為唯一衡量依據(jù)。
比較供應商時還應評估其退換貨政策。一個擁有良好的退換貨政策的供應企業(yè)，一般較受歡迎。
3、比較品牌
在采購中，采購經(jīng)理們經(jīng)常會面對一些新產(chǎn)品和新品牌，往往要比較相似的產(chǎn)品以確定這些產(chǎn)品是否符合需要、質量是否一致、能否達到使用目的。我們需要討論的是是否一定得使用品牌或名牌產(chǎn)品?
在烹飪的物料選擇上，不同產(chǎn)地、不同品種的馬鈴薯的用途也是不一樣的，有的適于炸薯條，有的則適于熘炒。
同樣炸薯條，一些品牌的馬鈴薯可以做出味道極佳的法式炸薯條。一些品牌的馬鈴薯在烘烤后的保鮮時間顯然超過其它品牌的馬鈴薯，這些馬鈴薯可能就會被用于宴會和自助餐。同樣，不同產(chǎn)地、質地的海參，價格也是不等的，這取決于客人的需求。
同樣，酒店對產(chǎn)品的選擇，是否考慮品牌或名牌產(chǎn)品，還與酒店的定位有關。定位奢華和定位高檔的酒店，也許都是五星級，但酒店的建設標準、客源層次還是有其差異性，所以在品牌的選擇和使用上也是有其區(qū)別的。很多國際酒店品牌就制定了嚴格的品牌標準，以規(guī)范物品采購中的標準問題，便于采購部門的甄選。
另一種情況是，無論是名牌產(chǎn)品還是普通品牌，很有可能它們的效用基本上是相同的，因為都達到了國家標準，甚至于都超出了國家標準。
比如國際品牌和國內(nèi)品牌，很有可能國際品牌也是國內(nèi)代工的。名牌也許意味著更好的保證性，但往往只有在特殊要求下才有必要使用名牌產(chǎn)品。
如果酒店一味采購名牌產(chǎn)品，就會提高采購的價格，這個道理是淺而易見的。所以說酒店采購經(jīng)理們要和各物品使用部門負責人溝通的是，能確保質量又不影響對客服務的，盡量還是使用替代品牌。
根據(jù)酒店的檔次、星級標準、客人的需要進行針對性的采購，正確的認識品牌、比較品牌、選用品牌，是有效控制采購成本的有效環(huán)節(jié)。
4、利用具有成本效益的各種折扣
供應商在推銷產(chǎn)品時，適時推出優(yōu)惠價及各種折扣也是其有效策略之一。在大多數(shù)情況下，有經(jīng)驗的采購經(jīng)理往往會不局限于某一種品牌而放棄利用折扣的機會。
在特定的情形下，如果酒店此前并沒有和供應商簽訂此類產(chǎn)品的供貨合同，性價比高的折扣產(chǎn)品將會被優(yōu)先選擇，前提是確保維持產(chǎn)品的質量和穩(wěn)定性。
此外，酒店賒賬乃至拖延支付供應商貨款的情形是當前酒店業(yè)的普遍現(xiàn)象，供應商往往允許酒店在30日內(nèi)支付所欠款項而不收取任何利息。如果酒店能用現(xiàn)金創(chuàng)造出高于利息成本的利潤，那么以賒賬的方式支付可能更具成本效益。
因此供應商也有通過現(xiàn)金折扣的方式，鼓勵酒店客戶提早付款，甚至預付款。在營銷實務中，這是加快資金周轉的有效方式，是商品流通領域中常見的經(jīng)營策略之一。對酒店而言，現(xiàn)金付款如能帶來具有成本效益的價格優(yōu)惠(比如折扣)，也是可以接受的。
5、采購適量的存貨
存貨占用的資金是在評估折扣和單位價格時必須考慮的因素。大量的存貨會增加浪費、偷盜和食品過期變質的可能性，但同時酒店又不應陷入缺貨的尷尬困境，因為這必將失去客人。
菜單上的食品是否應該保證100%供應，一流酒店的回答是肯定的、必須的，這與酒店的定位與豪華水平相關。然而在酒店業(yè)內(nèi)，一般通行的做法卻是菜單上的食品能夠90-95%提供就屬正常。
不能提供有多種原因，可能因為當日沽清，可能臨時促銷結束，也有可能當日根本就沒有準備或因供應商供貨不足。
90-95%的范圍之所以合理，也因為客人不太可能100%的點到所有的菜品，更多的情況是往往某些熱銷菜式或推廣菜式需要多做準備，有的備貨可能僅僅為幾份或一份，個別特殊菜品甚至需要預訂才會提供。
因此，合理的存貨量是成本控制的關鍵之一。大量的存貨意味著占用了本可以放在銀行里獲得利息的資金。如果在酒店淡季某種產(chǎn)品的需求量降低的時候，就是有必要減少這種產(chǎn)品的庫存量的時候了。
6、采購節(jié)省人工的產(chǎn)品
就算在人力成本較低的中國，近年來人力成本占總成本的比例也在逐年上升。為了省錢而放棄機器化的時代已經(jīng)過去。酒店業(yè)本就屬于勞動密集型產(chǎn)業(yè)，降低人工成本可以為酒店帶來競爭優(yōu)勢。
任何一項采購決定作出之前，應進行價值分析以確定這項采購對于人工的影響。比如員工餐廳擬申購兩臺面條機，費用不到幾百元，但是因此會節(jié)省了一個人的人工成本，這項采購就是值得的、劃算的。
這和買一個切片機還是投入人工將蘿卜按菜單要求切片的問題如出一轍。另一個方面，采購設備的質量高低也決定了其對人工成本的影響。
全自動咖啡機做出的咖啡口感顯然要好于半自動咖啡機的，更重要的是全自動咖啡機更加節(jié)省人工(比如無需研磨咖啡豆)，乃至客人可以自行完成。
7、以符合道德標準的方式進行采購
在采購過程中，賣方和買方都有可能出現(xiàn)不道德的行為。由于在采購這個領域很容易出現(xiàn)不道德行為與合謀欺詐(如串標等)，就必須有一些規(guī)章制度等來限制這些不道德行為，比如制定出書面的道德準則要求。
單純追求傳統(tǒng)銷售收入的時代已經(jīng)過去，但凡省下來的都是利潤，而采購則貫穿了“省”的全過程。
杰克韋爾奇說過：“在一個公司里，采購和銷售是僅有的兩個能夠產(chǎn)生收入的部門，其他任何部門發(fā)生的都是管理費用?！?strong>采購在控制成本，增加利益方面起到了決定性的作用。
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